Frage Verwendung Archivierungssoftware

Es sieht kompliziert aus, ist aber keine Raketenwissenschaft.

 

Man kann die beiden Programme nicht mit einander vergleichen.
Excel ist keine Datenbank auch wenn es häufig zur Datenerfassung genutzt wird.

Datenbank ist aufgrund des strukturierten Datenaufbau immer vorzuziehen, unabhängig der Datenmenge.
Ich gebe zu das die Vorarbeiten etwas aufwendiger sind eine Datenbank aufzubauen aber das lohnt sich immer.

 

Wir reden hier von MS Access, dass einfach strukturiert und sehr anwenderfreundlich ist. Man braucht keine fundierte Datenbankkenntnisse und das Meiste lässt sich auch ohne SQL erstellen.
Wie bereits erwähnt muss man sich im Vorfeld Gedanken machen wie die Tabellen aufgebaut sein sollen und wie sie in Verbindung stehen. Erst dann sollte man mit der Eingabe bginnen. Nachträgliche Änderungen sind nur bedingt möglich ohne die Integrität der Daten zu zerstören.

Ein einfacher Aufbau für deine MP wäre:
Tabelle 1 - Personal: Hier werden alle persönlichen Informationen zur Person erfasst. Dabei musst du entscheiden was für dich wichtig ist.
Tabelle 2 - Einheiten: Hier werden die Einheiten (Schiffe) eingetragen. Auch hier musst du entscheiden was für Details für dich wichtig sind.
Tabelle 3 - Personal_Einheiten: Hier werden die einzelne Kommandierungen des Personals zu den Einheiten erfasst inklussive aller Detail (von, bis, Verwendung, Führung, etc.)
Tabelle 4 - Verleihungen: Hier werden die einzelnen Verleihungen erfasst. Könnte man auch in die Personal Tabelle aufnehmen aber ist nicht so schön.
Tabelle 5 - Beförderungen: Hier werden die einzelnen Beförderungen eingetragen. Auch das ginge in der Personal Tabelle.

Was die Katalogisierung deiner Sammlung angeht, also die einzelnen Dokumente, wäre auch eine Aufteilung auf zwei Tabellen möglich. Eine in den die einzelnen Dokumente mit Infos (Zustand, Angaben zum Kauf, Standort, etc) und eine zweite Tabelle in den die einzelnen Dokumente eines Nachlasses erfasst sind.

Das sieht nach viel Arbeit aus aber es ist die gleiche Arbeit die du dir bis jetzt gemacht hast um die Infos in einzelne Dateien zu erfassen.

 

Etwas aufwendiger ist dann die Erstellung der Formulare für die Erfassung der Daten und die Abfragen für die späteren Berichte. Aber auch hier hilf Access weiter mit Assisstenten.

Gruß
Alex